Assistant administrative et médico social F/H

Missions :

Principales missions
Dans le respect des valeurs et des règles d’organisation et de fonctionnement de la fédération APAJH, l’assistante administrative et médico-social a pour missions d’assister le direction d’établissement, pour l’ensemble des structures placées sous sa responsabilité, dans les domaines de :
- la gestion administrative ;
- la gestion du personnel ;
- la communication…

En fonction de l’organisation de chaque établissement ou service, l’assistant(e) administrative et médico-social peut exercer une partie des activités du poste d’assistant de gestion. Cette répartition se traduit dans une fiche de fonction propre à la structure tout en couvrant au moins les activités et missions de ces postes, telles que définies dans leur fiche de poste. Bien que différents dans leurs activités, les postes d’assistante administrative et médico-social et d’assistant(e) de gestion doivent être organisés et exercés, lorsqu’ils existent de façon différenciés dans la structure, afin de garantir une continuité de l’assistante de la direction de l’établissement ou du service.
Activités des missions
 Accueil physique

En l’absence de l’assistante administrative d’accueil :
• Assure le premier accueil des visiteurs entrant dans l’établissement ou le service
• Tient à jour le registre des entrées et des sorties des visiteurs
• Oriente les visiteurs vers leur lieu de rendez-vous ou la salle d’attente, le cas échéant en les accompagnant
• Prévient le/les personnels concernés de l’arrivée de leur rendez-vous

 Accueil téléphonique

En l’absence de l’assistante administrative d’accueil :
• Assure le premier accueil téléphonique des appels entrant directement sur le poste de l’assistant administratif et médico-social, ou ceux redirectionnés sur celui-ci en cas d’indisponibilité ou d’absence de l’interlocuteur recherché
• Prend note des messages laissés par les interlocuteurs à destination d’un professionnel indisponible ou absent, et le transfère par messagerie à l’intéressé et/ou au collègue prenant son relai en cas d’absence
• Gère les informations résultant des appels téléphoniques relevant de ses domaines de compétence, le cas échéant en veillant à assurer leur enregistrement dans le système d’information de l’établissement ou du service

 Traitement des messageries institutionnelles

• Assure le traitement des messages entrant sur la messagerie institutionnelle, doit directement, soit en le transférant au professionnel dont cela relève de ses fonctions
• Veille au classement et à l’archivage des messages entrants devant être conservés
• Le cas échéant, assure l’édition papier du message entrant afin d’en permettre le classement dans le dossier devant le conserver
• Le cas échéant, effectue la transmission du message type de réponse pour certains messages entrants

 Gestion du courrier à l’arrivée - ESSMS

En l’absence de l’assistante administrative d’accueil :
• Assure la réception du courrier (simple, voire AR si délégation de signature) ou des colis entrants
• Assure l’ouverture du courrier entrant (excepté les courriers destinés au directeur, ou au médecin, marqué « confidentiel » sur l’enveloppe. Veille à garder l’enveloppe agrafée au courrier lorsqu’il convient de conserver les informations qu’elle comporte
• Appose un tampon indiquant la date d’arrivée sur tout courrier entrant (Reçu le….)
• Enregistre le courrier entrant (hors publicités cartes de vœux….) sur un cahier ou un fichier informatique (date d’arrivée, émetteur, objet, destinataire)
• Redistribue le courrier entrant à leur destinataire selon les règles de circulation du courrier définies au sein de l’établissement ou du service

 Gestion du courrier à l’arrivée - Résidents

En l’absence de l’assistante administrative d’accueil :
• Assure la réception du courrier (simple) ou des colis entrants.
• Redistribue le courrier entrant à leur destinataire, selon les règles de circulation définies au sein de l’établissement
• Veille à respecter le secret des correspondances marquées « personnel ou confidentiel »

 Gestion du courrier au départ

En l’absence de l’assistante administrative d’accueil :
• Veille à ce que soit attribué, à chaque courrier sortant (ou lot de courrier en cas de mailing) un numéro de chrono et qu’il fasse l’objet d’un enregistrement dans un cahier ou un fichier informatique (date de départ – destinataire – objet – service émetteur)
• Centralise le courrier au départ selon le dispositif organisationnel mis en place au sein de l’établissement ou du service
• Veille à ce que chaque courrier soit timbré, les recommandés enregistrés et suivis, et les envois remis à La Poste à la date enregistrée d’envoi du courrier, selon le dispositif de remise du courrier en place avec le service postal
• Assure le suivi du nombre de courrier envoyé et du stock de timbre de façon à en justifier l’utilisation. Contrôle les facturations de La Poste lorsque cette mission lui est déléguée

 Gestion des affichages

• Veille à la régularité des affichages dans les espaces prévus à cet effet

 Gestion des demandes d’admission

• Assure l’enregistrement sur Ogirys, le classement et le respect des délais de réponse pour toute demande d’admission
• Propose à la signature du directeur d’établissement ou de service un courrier d’accusé réception de toute demande d’admission dans la structure
• Transmet, le cas échéant, le dossier de demande de candidature à l’admission au demandeur ou à son représentant légal
• Tient à jour le tableau de bord de la liste d’attente en utilisant Via-Trajectoire, le cas échéant, par extraction de la base de donné du progiciel de gestion du dossier informatisé de l’usager.

 Suivi des dossiers MDPH

• Veille à ce que tout usager inscrit à l’effectif accueilli par l’établissement ou le service dispose d’une notification d’orientation de la CDAPH adaptée et en cours de validité
• Anticipe les demandes suffisamment tôt pour éviter les situations de non droit ou de rupture de droits
• En coordination avec le mandataire judiciaire de l’usager accueilli, contribue à la préparation du dossier de renouvellement de l’orientation au sein de la structure, du dossier d’orientation dans une autre structure (en aval) ou d’ouverture de droits liés à la situation de handicap de la personne.
• Classe une copie intégrale du dossier transmis à la MDPH dans le dossier de l’usager. Lorsque le dossier est transmis à la MDPH par le représentant légal ou l’usager lui-même, demande à ce qu’une attestation de dépôt et de complétude soit transmise à la structure et la classe dans le dossier de l’usager
• Tient à jour le tableau de bord des situations des usagers accueillis au regard de la MDPH (le cas échéant, par extraction de la base de donné du progiciel de gestion du dossier informatisé de l’usager)

 Suivi des dossiers d’aide sociale

• Veille à ce que tout usager inscrit à l’effectif accueilli de l’établissement ou du service, dispose d’une notification de prise en charge des frais de séjour par l’aide sociale de son domicile de secours, adaptée et en cours de validité
• Anticipe les demandes suffisamment tôt pour éviter les situations de non droit ou de rupture de droits
• En coordination avec le représentant légal de l’usager accueilli, contribue ou de renouvellement à la préparation du dossier de demande d’admission ou de renouvellement de l’admission à l’aide sociale. En cas de difficulté, sollicite l’assistant(e) social(e) rattaché(e) à la structure si le poste existe et est pourvu
• Tient à jour le tableau de bord des situations des usagers accueillis au regard du bénéfice de l’aide sociale (le cas échéant, par extraction de la base de donné du progiciel de gestion du dossier informatisé de l’usager)
 Facturation
• Tient à jour les données des dossiers des personnes accompagnées dans le logiciel de facturation (dont les droits à l’aide sociale)
• Remplit les tableaux de présence mensuelle (CH et LVS) soumis à validation du directeur, le cas échéant via Ogirys
• Saisit les absences dans le logiciel de facturation du CH selon les modalités d’absence (pour le CH)
• Saisit les journées de présence (pour le LVS)
• Collaboration avec la chargé de facturation au pôle de gestion

 Gestion informatisée du dossier administratif de l’usager (en lien avec l’assistante administrative d’accueil)

• S’assure de l’actualisation régulière, et chaque fois que nécessaire, des données administratives et sociales du l’usager et de son entourage au sein de progiciel de gestion informatisée du dossier de l’usager
• Veille à ce que les données enregistrées soient fiables et permettent la production des tableaux de bords et des rapports d’activités conformément aux attentes institutionnelles

 Courrier aux familles ou au tuteurs

• Rédige et soumet à la signature du directeur ou de son délégataire, les courriers à destination des familles ou des tuteurs relevant de ses domaines d’activité
• Propose à la signature du directeur ou de son délégataire tout courrier en réponse aux demandes des familles ou des tuteurs, le cas échéant sur la base des propositions rédactionnelles formulées par le signataire
• Réalise les attestations d’hébergement en l’absence de l’assistante administrative d’accueil

 Conseil de la vie sociale

• En fonction du règlement intérieur adopté par le CVS, rédige les convocations et ordres du jour, sur la base des sujets arrêtés entre le directeur et le président du CVS
• En fonction du règlement intérieur adopté par le CVS, diffuse les comptes rendus adoptés par le CVS aux destinataires prévus
• Organise et gère les élections, ou demandes de nominations, des différents collèges du CVS
• Assiste aux réunions du CVS à la demande du président du CVS et prend les notes en vue de la frappe du CR de séance
• Soumet au directeur pour relecture puis aux représentants élus avant signature du président

 Réunions institutionnelles

• Assure l’envoi et les ODJ des réunions institutionnelles établi par le directeur
• Assure la prise de notes dans le cadre de réunions institutionnelles internes, aux fins de rédaction d’un compte rendu
• Diffuse les CR des réunions à l’ensemble des professionnels du site après validation du directeur dans un délai de 15 jours suivant la réunion.

 Traitement des commandes de fournitures

• En lien avec les cadres du site, en l’absence de l’assistante administrative d’accueil, centralise les demandes de commande de fournitures émanant des différents services internes de l’établissement ou du service
• Fait valider au directeur, ou à son délégataire, le contenu prévisionnel de la commande
• Consulte les fournisseurs référencés pour obtenir un devis
• Fait valider l’engagement de dépenses par le directeur sur le devis retenu
• Suit la commande jusqu’à la livraison
• Signe l’acceptation de la livraison, en l’absence de l’assistante administrative d’accueil, sur le bon de livraison, le cas échéant avec des réserves, si nécessaire
• S’assure du stockage interne des livraisons, en l’absence de l’assistante administrative d’accueil, dans le lieu prévu à cet effet, le cas échéant, en mobilisant un agent technique

 Traitement des commandes de prestations

• Centralise les demandes de commandes de prestations émanant des différents services internes de l’établissement ou du service (nombre journalier de repas, intervention ponctuelle d’un prestataire, intervention récurrente d’un prestataire….)
• Fait valider au directeur, ou à son délégataire, le contenu prévisionnel de la commande
• Transmet au prestataire le bon de commande conformément aux exigences du contrat « source »
• S’assure de la réalisation de la prestation auprès du collaborateur en ayant supervisé l’exécution, la conformité au contrat « source, et au bon de commande

 Traitement des commandes de matériel et d’équipement

• Centralise les demandes de commande de matériel et d’équipement et recueille les devis auprès des fournisseurs, via le responsable des achats le cas échéant.
• Fait valider au directeur le contenu prévisionnel
• Fait valider au directeur l’engagement de dépenses
• Suit la commande jusqu’à la livraison

• Signe l’acceptation de la livraison, en l’absence de l’assistante administrative d’accueil, sur le bon de livraison, le cas échéant avec des réserves, si nécessaire
• S’assure du stockage interne des livraison dans le lieu prévu à cet effet, le cas échéant, en mobilisant un agent technique, en l’absence de l’assistante administrative d’accueil

 CAF

• Constitution avec les mandataires judiciaires du dossier CAF – APL des résidents

 Classement des documents relatifs à l’administration du personnel rattaché à l’établissement ou au service

• Assure le classement des copies des documents relatifs au dossier du personnel dans le(s) dossier(s) prévus à cet effet et selon le plan de classement validé par le pôle de gestion
• Veille à ce que le classement relevant de sa responsabilité soit à jour

 Gestion des recrutements (selon la procédure RH du territoire)

• Recueille l’ensemble des pièces constitutives du dossier du salarié, préalablement à toute demande d’embauche
• Transmet la fiche de demande d’embauche élaborée et signée par la direction de l’établissement ou du service au pôle de gestion, accompagnée de toutes les pièces justificatives exigées.

 Constitution et suivi du dossier du personnel

• Assure la tenue et l’actualisation du dossier de chaque personnel inscrit au tableau des effectifs permanents ou temporaires de l’établissement ou du service selon les exigences de contenu et les règles de classement définies par le pôle de gestion (document original au pôle de gestion / copie dans l’établissement ou le service)
• Veille à ce que tout document porté au dossier du personnel de l’établissement ou du service soit également transmis au pôle de gestion (et vice versa)
• Assure le classement des documents à classer avec une fréquence au moins hebdomadaire

 Tenue du registre du personnel et des mouvements de personnel

• Tient à jour le registre du personnel et des mouvements du personnel conformément aux directives énoncées par le pôle de gestion

 Gestion des ATD

• Transmet au pôle de gestion les ATD dans les variables de paie (+ RIB et références)

 Demandes d’acomptes

• Transmet, après validation du directeur, au gestionnaire paie les demandes d’acomptes selon le calendrier retenu

 Médecine du travail

• Veille à la prise de rendez-vous avec le service de santé au travail chaque fois que nécessaire
• Suit le calendrier des rendez-vous périodiques ainsi que les RDV ponctuels
• Réceptionne et adresse au service RH les avis

 Gestion de la mutuelle et de la prévoyance

• Remise au salarié des dossiers d’adhésion
• Constitue les dossiers d’adhésions à la mutuelle et à la prévoyance selon les procédures édictées par le pôle de gestion
• Assure le suivi des mouvements
• Transmet les mouvements d’adhésion dans le dossier des éléments variables de paie
• Assure le classement des documents à classer avec une fréquence au moins hebdomadaire

 Gestion des entretiens professionnels

• Assure le suivi du calendrier des rendez-vous d’entretiens professionnels de formation.
• Envoie ou remet la convocation à l’entretien professionnel de formation à chaque salarié concerné
• Transmet les comptes rendus des entretiens professionnels de formation réalisés au pôle de gestion
• Assure le classement des documents à classer avec une fréquence au moins hebdomadaire

 Déclaration des accidents du travail ou de trajet

• Transmet après information de la direction, au pôle de gestion (assistante RH) les éléments nécessaires à la déclaration

 Gestion de la formation (selon procédure du pôle de gestion)
• Propose à la signature de la direction de l’établissement ou de service le courrier d’information des salariés quant à la décision relative à leur demande de formation
• Remet en main propre au salarié les courriers relatifs à la formation, à défaut, les envoie par voie postale
• Réalise les inscriptions auprès des organismes de formation
• Organise les sessions

 Assurance (usagers)

• Demande, à échéance, la transmission d’une attestation d’assurance responsabilité civile et, le cas échéant, multirisque habitation
• Assiste la direction de l’établissement dans la réalisation des déclarations auprès de l’assurance et en informe le pôle de gestion
• Transmission du devis de réparation ou de remplacement
• Suivi du dossier jusqu’à sa clôture
• Transmet au pôle de gestion, chaque année, à l’échéance convenue, les données permettant d’actualiser la police d’assurance auprès de l’assureur

Présentation de l’établissement :

L’établissement Centre d'Habitats, Lieu de Vie Sociale, situé à Alfortville (94140) est un établissement de la catégorie Centre d'Hébergement dans le département Val-de-Marne, Ile-de-France.

Type d'établissement
- Foyer d'hébergement d'adultes handicapés
Les foyers d’hébergement pour adultes handicapés assurent l'hébergement et l'entretien des personnes adultes handicapées qui exercent une activité pendant la journée, en milieu ordinaire, dans un établissement ou un service d'aide par le travail (ESAT), ou dans une entreprise adaptée. Il peut également s’agir d’adultes accueillis la journée en centre d'initiation au travail et aux loisirs (CITL). Selon les foyers, il peut s'agir de personnes handicapées physiques ou mentales.

Présentation de la Fédération :

La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s’engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l’Etat pour promouvoir ses valeurs. La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 171 structures en gestion directe employant 4000 salariés. Au total, l’APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.

Diplômes / Autres critères :

Diplôme médico social

Soft skills (compétences comportementales) indispensables à ce poste :

• Adaptabilité [?]
  Capacité à ajuster ses attitudes / comportements en fonction des caractéristiques de l'environnement, des enjeux de la situation, de l'interlocuteur et à évoluer de manière appropriée en mobilisant ses compétences et ses connaissances pour répondre aux besoins spécifiques des personnes et / ou à des situations complexes ou inhabituelles
• Autonomie [?]
  Être apte à réaliser des activités sans avoir besoin en permanence de soutien ou de supervision, à prendre en charge la complète résolution d'un problème
• Diplomatie [?]
  Capacité à trouver des compromis acceptables avec ses interlocuteurs
• Discrétion / confidentialité [?]
  Faire preuve de retenue dans la divulgation d’informations et être capable d’en respecter la confidentialité, communiquer les informations détenues dans l'exercice du métier aux seules personnes habilitées ou ayant le besoin de les connaître
• Esprit d'équipe [?]
  Capacité à interagir, à coopérer pour avancer vers un objectif commun, à tisser des liens et un réseau, à construire des relations interpersonnelles fortes pour faciliter la coordination et à s’adapter et tirer parti des différentes personnalités

Clôture des candidatures le : 02/07/2025