ASSISTANT SECRETARIAT DE DIRECTION H/F

Missions :

- Être support du personnel de l'établissement pour toutes les tâches administratives :
Gestion du courrier entrant et sortant ainsi que les appels téléphoniques et messages
Produire ou finaliser des courriers, notes, rapports, compte-rendu de réunions, modèles…

- Gérer en relation avec le service RH :
Diffusion interne des offres d'emplois APAJH
Le dossier de la médecine du travail (prise de Rdv)
Rédaction et suivi des contrats CDD (délais, signatures…)
Déclarations Préalables à l’embauche (DPAE)
Préparation des éléments variables de paie

- Assurer la mise en œuvre et le suivi des dossiers suivants :
Fournitures administratives et produits d’entretien (préparation et saisie des commandes, suivi)
Assurance (déclarations et suivi des sinistres)
Parc voiture (carte carburant, livret de suivi…), demande de devis

- Gérer en relation avec le service comptabilité :
Prendre en charge les tâches préparatoires à la saisie comptabilité
Suivre les commandes (relances, réception, rapprochement des pièces…)
Préparation, réalisation et envoi de la facturation prix de journée

- Suivre et mettre à jour les systèmes d’information : site internet, base de données des personnes (Via Trajectoire, Mediateam, SIRH…)

- Qualité du service rendu :
Appliquer les procédures existantes, proposer des mises à jour
Aider à la mise en page et la rédaction des supports qualités
Collaborer aux enquêtes de satisfaction

Présentation de l’établissement :

Le Foyer le Pré Vert est composé d’un FAM de 12 places et d’un Foyer de vie de 30 places. Il accueille 40 adultes en situation de handicap nécessitant un accompagnement éducatif permanent dans les actes de la vie quotidienne. Dans le respect des valeurs de la Fédération des APAJH, l’établissement met en œuvre un projet de vie qui place le résident au cœur du dispositif d’accompagnement.

Présentation de la Fédération :

La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s’engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l’Etat pour promouvoir ses valeurs. La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 171 structures en gestion directe employant 4000 salariés. Au total, l’APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.

Diplômes / Autres critères :

Vous recherchez une équipe à taille humaine qui vous fait confiance, un cadre de travail qui vous laisse de l’autonomie ? Vous faites preuve :
- de dynamisme tout en sachant fait preuve de patience,
- d’un bon relationnel, d’une capacité à travailler en réseau et en équipe,
- d’une capacité d'écoute et de communication,
- de discrétion, avec la faculté à gérer les relations et le stress.

Vous possédez de l’expérience dans :
- les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint),
- le respect de la norme rédactionnelle et orthographique,
- les méthodes de classement, le suivi de tableau de bord
- les modalités d'accueil, la gestion d'un standard téléphonique,

Venez nous présenter votre projet !
Vous avez un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat, assistanat de gestion et vous souhaitez construire avec nous « une société inclusive, un accès à tout, pour tous » écrivez-nous.

Soft skills (compétences comportementales) indispensables à ce poste :

• Aisance relationnelle [?]
  Capacité à entrer en contact avec autrui et à être réceptif aux informations fournies par l'environnement, capacité à construire un réseau relationnel et à l'utiliser comme aide et support à son action. Capacité à adapter son comportement et son attitude en fonction de l'interlocuteur pour maximiser la qualité des échanges
• Capacité d'écoute [?]
  Capacité à comprendre les motivations et les comportements des autres grâce à la mise en œuvre d'une écoute active et attentive
• Discrétion / confidentialité [?]
  Faire preuve de retenue dans la divulgation d’informations et être capable d’en respecter la confidentialité, communiquer les informations détenues dans l'exercice du métier aux seules personnes habilitées ou ayant le besoin de les connaître
• Dynamisme [?]
  Capacité à agir avec allant et énergie
• Esprit d'équipe [?]
  Capacité à interagir, à coopérer pour avancer vers un objectif commun, à tisser des liens et un réseau, à construire des relations interpersonnelles fortes pour faciliter la coordination et à s’adapter et tirer parti des différentes personnalités

Clôture des candidatures le : 22/05/2024