SECRETAIRE H/F

Missions :

Finalité du poste : Prendre en charge divers travaux administratifs, de secrétariat et assurer l’accueil de l’établissement

Principales missions :

Administratif :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Assurer les tâches du secrétariat courant : enregistrement des courriers, saisie des courriers, mises en formes de documents, saisies informatiques, etc…
- Participer à la gestion des commandes de fournitures de bureaux et des produits d’entretien
- Rédiger des compte-rendu de réunions
- Créer les dossiers d’admissions des personnes en situation de handicap
- Alimenter les données administratives des personnes en situation de handicap dans leur dossier informatique
- Construire des tableaux sur Excel et en suivre les données
- Réaliser les états de présence des travailleurs de l’ESAT
- Saisir les temps de travail des salariés et des travailleurs ainsi que leurs congés validés dans le logiciel SI RH.

Relation clients :
- Saisir les devis clients et les bons de livraisons qui en découlent,
- A partir du planning préétablit, informer les clients des passages ou de la réalisation de la commande,
- Apporter au client des réponses à toute question liée à leurs commandes (délais, conformité de la prestation, facturation, etc…), ou les orienter, si nécessaire, vers l’interlocuteur à même de leur répondre,
- Au besoin, établir les factures clients

Communication :
- Au besoin, participer au développement de la communication pour faire connaître les structures et/ou activités (création d’affiches, mailing,….)

Contrat à durée déterminée d'un mois

Présentation de l’établissement :

L’ESAT St-Quentin Services (100 personnes accueillies) contribue à l’épanouissement et l’intégration sociale et professionnelle des personnes en situation de handicap en leur proposant une activité professionnelle adaptée avec accompagnement éducatif.
L’ESAT St-Quentin Services propose des prestations sur sites clients, de conditionnement, de sous-traitance industrielle, de nettoyage de véhicules ou encore en entretien et aménagement espaces verts.

Présentation de la Fédération :

La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s’engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l’Etat pour promouvoir ses valeurs. La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 171 structures en gestion directe employant 4000 salariés. Au total, l’APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.

Diplômes / Autres critères :

Diplôme : Diplôme de niveau Bac à Bac+2 de type secrétariat, assistant de manager

Autres critères :
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel…)
- Aisance relationnelle, rigueur, disponibilité et discrétion seront les qualités nécessaires pour occuper ce poste
- Une première expérience sur un poste similaire serait la bienvenue
- Permis B

Soft skills (compétences comportementales) indispensables à ce poste :

• Autonomie [?]
  Être apte à réaliser des activités sans avoir besoin en permanence de soutien ou de supervision, à prendre en charge la complète résolution d'un problème
• Réactivité [?]
  Capacité à identifier rapidement les actions à mener face à une situation non prévue, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'importance / d'urgence.
• Rigueur [?]
  Capacité à appliquer de manière systématique et correcte des règles / procédures / méthodes, à réaliser des activités sans erreur ou imprécision, à transmettre des informations avec exactitude

Clôture des candidatures le : 06/02/2026